Kaufmännische Assistenz – Office Management / Backoffice Bauleitung

Ihre Aufgaben

Sie begleiten unser Tagesgeschäft als organisatorische und koordinatorische Kraft, unterstützen unser Team im Office Management und übernehmen insbesondere die kaufmännische und administrative Zuarbeit für unsere Bauleitung:

• Büromanagement: Von der Vorbereitung unserer Besprechungen bis zu Beschaffungswesen und Terminplanung – dank Ihres vorausschauenden Überblicks wissen wir diese Abläufe bei Ihnen in sicherer Hand.
• Backoffice: Sie unterstützen unsere Bauleitung im Tagesgeschäft bei anfallenden kaufmännischen und administrativen Aufgaben. Dazu gehören z. B. die Erstellung von Korrespondenzen oder die Zusammenstellung, Aufbereitung und Weiterleitung von Planungs- und Projektdokumenten.
• Dokumentenmanagement: Mit gutem Überblick sorgen Sie für eine strukturierte und zuverlässige Dokumentation unserer unterschiedlichen Projekte und halten unsere Unterlagen stets aktuell und nachvollziehbar – analog und digital.
• Fachlich mitdenken: Telefonische und persönliche Anfragen von Geschäftspartnern und Mitarbeitenden nehmen Sie kompetent an und leiten die Informationen an die relevanten Stellen weiter, auch Recherchen für unsere Projekte führen Sie inhaltlich interessiert durch.
• Willkommensatmosphäre: Sie empfangen und betreuen unsere Besucher und Geschäftspartner und tragen damit zu einem positiven ersten Eindruck unseres Unternehmens bei.

Ihr Profil

• Sie haben eine abgeschlossene kaufmännische Aus- oder Weiterbildung, z. B. mit Schwerpunkt Büromanagement oder Bürokommunikation, bzw. eine vergleichbare Qualifikation.
• Ideal ist es, wenn Sie bereits im Office Management, in einem Sekretariat oder Backoffice aktiv waren.
• Sie leben Service und Dienstleistung und wollen das Team sowohl auf Zuruf als auch proaktiv unterstützen.
• Organisation und Kommunikation gehören zu Ihren persönlichen Stärken – Sie haben gern Umgang mit Menschen und verstehen es, die richtigen Informationen im passenden Umfang weiterzugeben.  
• Mit den gängigen MS-Office-Programmen, vor allem aber mit Word und Outlook, können Sie versiert umgehen.
• Ihr Auftreten besticht stets durch Freundlichkeit und Professionalität.

Halten wir für selbstverständlich

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem erfahrenen Team. In unseren mittelständischen Strukturen können Sie sich auf flache Hierarchien und schnelle Entscheidungen verlassen. Außerdem:

• Unbefristete Anstellung mit beiderseitigem Anspruch auf eine langjährige Beschäftigung
• Persönliche Einarbeitung und Betreuung durch unser Team
• Übertarifliche Vergütung, Urlaubs- und Weihnachtsgeld
• Betriebliche Altersvorsorge, vermögenswirksame und weitere Zusatzleistungen
• Überbetriebliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Gesundheitsförderung, Mitgliedschaft bei Hansefit, die Möglichkeit zum E-Bike-Leasing u.v.m.